Oleh Dr. Susanti, M.Si.
Desa Waru Kecamatan Parung Kabupaten Bogor merupakan desa yang merupakan lokasi sentra ikan hias terbesar se-Asia Tenggara. Potensi ini perlu terus selalu dikelola, ditingkatkan, dan dikembangkan secara berkelanjutan oleh semua pemangku kepentingan. Salah satu pemangku kepentingan yang terbawah adalah aparat desa Waru, Kecamatan Parung, Kabupaten Bogor. Pemangku kepentingan desa Waru perlu dibekali dengan tata kelola desa dengan baik dan benar, agar semua keputusan strategis desa membawa kemaslahatan bersama dan dapat meningkatkan kesejahteraan warganya. Kesejahteraan warga desa sangat ditentukan keputusan yang diambil desa. Untuk itu pengambilan keputusan yang tepat perlu didukung oleh data yang akurat, sehingga data desa perlu disimpan dan dikelola dengan baik. Tujuannya agar ketika data tersebut diperlukan untuk pengambilan keputusan, maka data tersebut dengan cepat dapat ditemukan.
Kegiatan Kunjungan Aparat Desa Waru ke Pusat Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Terbuka (Pusaka UT) ini sekaligus merupakan sarana pendampingan dan implementasi tata kelola atau manajemen kearsipan ke tempat Best Prectice Kearsipan Universitas Terbuka. Pada kegiatan yang berlangsung pada hari Jumat, 6 September 2024 ini terlihat para peserta sangat antusias dalam menyimak paparan narasumber, melakukan simulasi, diskusi, dan meninjau langsung cara penyimpanan arsip di UT. Pada kegiatan ini narasumber Siti Samsiyah, SS.,M.Hum yang juga Manajer Pengadaan, Pelayanan, dan Pengelolaan Bahan Pustaka – Pusaka UT serta arsiparis UT Mohammad Idris, S.IP. mengajarkan bagaimana mengelola arsip statis dan dinamis secara benar sesuai ketentuan yang berlaku dan bagaimana pengelolaan arsip alih media/digital sesuai ketentuan.
Pada paparannya, narasumber menjelaskan terkait alat yang digunakan untuk pengelolaan arsip alih media/digital. Alat tersebut berupa: komputer/laptop, scanner, dan kamera. Alih media ini sesuai Peraturan Bupati Bogor No. 34 Tahun 2023 BAB I merupakan tindakan mengubah fisik arsip menjadi arsip hasil alih media dengan metode konversi menggunakan alat seperti scanner atau kamera. Sedangkan terkait dengan proses pemindaian arsip digital, maka langkah yang dilakukan adalah: (1) menempatkan arsip pada mesin pemindai; (2) menyiapkan program komputer untuk melakukan pemindaian atau gunakan menu Windows dengan cara ketikan “fax and scan” pada jendela Start; dan (3) mengatur hasil pemindaian dengan ketentuan file JPEG, PNG dan PDF dengan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch). Penyimpanan arsip alih media/digital ini tentunya dilakukan mengikuti ketentuan dalam Peraturan Bupati Bogor Nomor 29 Tahun 2023 tentang Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor.
Antusiasme peserta ini menjadikan pendampingan dinamis karena peserta sangat aktif bertanya terkait hal baru yang dipelajari. Setelah mendengarkan penjelasan narasumber, peserta diajak tour ke pusat kearsipan UT. Metode ini diharapkan merupakan cara terbaik peserta merekam penjelasan narasumber dalam tata kelola kearsipan, dengan langsung melihat dari sumber belajar yang sudah mempraktekkan best practice tata kelola kearsipan.
Melalui kegiatan ini, diharapkan Desa Waru secara terus menerus mempraktekan tata kelola arsip dan melakukan penyimpanan arsip alih media/digital secara berkelanjutan. Setelah peserta mendapatkan pencerahan, melihat langsung bagaimana arsip UT dikelola dengan baik, dan praktek; kegiatan diakhiri dengan pemberian cinderamata oleh Kepala PPK UT kepada Sekdes Desa Waru Bapak Syamsuddin dan foto bersama para peserta dan Tim UT.
