Jakarta, aspirasipublik.com – Governansi Administrasi Pembangunan Desa Waru Kecamatan Parung Kabupaten Bogor Menuju Desa Mandiri merupakan sebuah langkah yang perlu dipersiapkan. Salah satu persiapan tersebut adalah pengelolaan arsip desa. Mengapa dari arsip? Arsip mempunyai fungsi penting dalam pemerintahan. Secara yuridis, arsip diatur dalam Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 1 Ayat 2 UURI No. 43 Tahun 2009 menyatakan bahwa: “Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam berkehidupan bermasyarakatan, berbangsa dan bernegara”. Untuk itu arsip mempunyai fungsi penting bagi organisasi khususnya Pemerintah Desa. Arsip bukan saja sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang diperlukan dalam organisasi; tetapi juga bukti adanya kegiatan perencanaan, analisis, pengembangan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, evaluasi, pengendalian dan tindak lanjut suatu kegiatan.
Layanan publik di Desa Waru merupakan kegiatan yang dinamis dengan rata-rata 20 layanan per hari, memerlukan dukungan tata kelola kearsipan yang efisien dan efektif. Dukungan tata kelola ini penting, sehingga bila arsip sewaktu-waktu diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan maka arsip dengan mudah dapat ditemukan kembali (mudah dipanggil). Mengingat arsip bukan hanya dalam arti arsip fisik (hardcopy), tetapi juga arsip digital (soft file), maka Desa memerlukan pendampingan dalam tata kelola kearsipan. Untuk itulah Universitas Terbuka (UT) melalui Prodi Doktor Administrasi Publik (DAP) berupaya memberikan pendampingan dalam tata kelola kearsipan sebagai bagian dari Tri Dharma Perguruan Tinggi khususnya Pengabdian kepada Masyarakat (PkM). Kegiatan PkM yang dilakukan oleh Tim Prodi DAP pada hari Kamis, 20 Juni 2024 merupakan kesinambungan PkM sebelumnya yang telah terbina selama 5 (lima) tahun berjalan antara Desa Waru – Prodi Doktor Administrasi Publik (DAP) sejak 2019 sampai dengan saat ini. Adapun Tim Prodi DAP ini diketuai oleh Dr. Susanti, M.Si. dengan anggota Dr. F. Ratih Wulandari, M.Si. (Kaprodi DAP); Dr. Mani Festati Broto, M.Ed.; Dr. Faizal Madya, SIP., M.Si. Siti Samsiyah, S.S., M.Si.
Kegiatan ini dihadiri aparat Desa, sebagian anggota BPD Desa Waru, Ketua RT, Ketua RW sekitar 20 peserta dibuka oleh Sekdes Desa Waru Bapak Syamsuddin dan ibu Dr. Susanti, M.Si. mewakili Tim PkM UT. Selanjutnya dilakukan pencerahan tentang Pengelolaan Kearsipan dengan narasumber ibu Siti Samsiyah, S.S., M.Si. anggota Tim PkM Prodi DAP sekaligus Kepala Pusat Perpustakaan dan Kearsipan (PPK) Universitas Terbuka dibantu anggota tim lainnya. Pada kegiatan ini juga dilakukan simulasi oleh narasumber dan dilanjutkan diskusi dengan para peserta berlangsung cair dan menarik. Tindak lanjut kegiatan ini akan berlanjut dengan dijadwalkannya kunjungan Tim Desa Waru ke Pusat Kearsipan UT untuk belajar langsung dan mempraktekkannya. Melalui kunjungan langsung tempat best prectise kearsipan yang baik di UT ini, diharapkan dapat memotivasi Aparat Desa Waru dan mempraktekkannya di tempat kerjanya Pemerintah Desa Waru Kecamatan Parung Kabupaten Bogor. Pendampingan kearsipan ini akan dilakukan oleh Tim PkM Prodi DAP ini sampai akhir Oktober 2024 dengan capaian arsip Desa Waru terkelola dengan efisien dan efektif. (Hendra Kusumawati&Reza Rasasto Watimena)
